AI導入の前に、まず業務フローを書いた方がいい理由

「AIを入れたいんですが、何から始めればいいですか」

こうしたご相談をいただいたとき、私たちが最初にお願いしていることがあります。ツールの比較でも、予算の話でもありません。「その仕事、いまどういう順番で進んでいますか」を、紙一枚に書き出してみてください、というお願いです。

たいていの場合、ここで手が止まります。毎日回っている業務のはずなのに、最初から最後まで書こうとすると途中が分からない。誰が何をして、どこで次の人に渡っているのか、経営者の方でも把握しきれていない。珍しいことではなく、むしろほとんどの会社がそうです。そして、この「書けない」という状態こそが、AI導入がうまくいかない最大の原因になっています。

AIが引き受けられるのは、手順が決まっている仕事だけ

AIは、なんとなく察して仕事をしてくれる魔法ではありません。「こういう情報が来たら、こう判断して、こう処理する」という手順が決まっている部分を、人の代わりに速くこなす仕組みです。

つまり、手順がはっきりしていない業務は、そもそもAIに渡しようがありません。「担当者が経験で判断しています」という工程が真ん中にあると、その手前までしか自動化できない。フローを書くというのは、どこまでをAIに任せられて、どこからが人の判断なのか、その境界線を見つける作業でもあります。

書き出してみると、AI以前の無駄が見つかる

もうひとつ、実務的な効果があります。業務フローを書くと、ほぼ必ず「これ、なんでやってるんだっけ」という工程が出てくるのです。

同じ数字を二か所に入力している。誰も見ていない日報を毎日作っている。承認をもらってから、また同じ内容を別のフォーマットに書き直している。こうした重複や、惰性で続いている作業は、AIを入れなくても、やめるか順番を変えるだけで消えます。

順番が逆だと、どうなるか。無駄な工程が残ったまま、その無駄をAIで高速化してしまう。費用をかけて、意味のない作業を効率よく回し続けることになります。これは実際によく起きています。

「あのファイルは、あの人しか触れない」——そんな属人化が起きる仕組みについては、Excel業務が属人化する会社の共通点と、整理のはじめ方もあわせてご覧ください。

フロー図は、外部業者との共通言語になる

見積もりを取るときにも効いてきます。業務フローがない状態で相談すると、業者側は「たぶんこういう業務だろう」と想像で見積もるしかありません。想像は安全側に振れますから、金額は膨らみます。あとから「聞いていた話と違う」と揉める原因にもなります。

逆に、粗くてもフローが一枚あれば、話が具体的になります。「この工程とこの工程だけ、まず自動化したらいくらですか」と聞ける。範囲が切れれば、小さく始めて試すこともできます。

まとめ

業務フローを書くのに、専門的な道具は要りません。紙とペンで、四角と矢印がつながっていれば十分です。完璧さより、まず一本通してみることのほうが大事です。

AIを入れるかどうかは、その後で決めても遅くありません。むしろ、フローを書き終えた時点で「これはAIより先に、やめるべき作業だった」と気づくケースが相当あります。それも立派な成果です。

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